Comment utiliser le suivi des réunions d'Outlook pour voir qui a accepté

Microsoft Outlook permet aux organisateurs de rencontrer une liste de personnes qui ont accepté une invitation de réunion. Cela signifie que vous pouvez utiliser le suivi des réunions d'Outlook pour voir une liste de tous ceux qui ont RSVP à votre réunion, et dans la plupart des cas, vous pouvez voir qui a accepté une réunion même si vous n'êtes pas l'organisateur de la réunion.

Nous allons expliquer comment les réponses des réunions fonctionnent dans Outlook et comment voir le suivi des participants à la réunion sur le navigateur, le bureau et les versions mobiles afin que vous puissiez voir qui a accepté une invitation de réunion dans Outlook.

Si vous choisissez la troisième option, l'organisateur de la réunion ne recevra pas d'e-mail avec votre réponse. Cela ne signifie pas nécessairement que votre réponse ne sera pas suivie, cependant. Si vous utilisez Outlook pour Mac, Outlook sur le Web, Outlook pour iOS ou Outlook pour Android, votre réponse sera toujours suivie même si vous choisissez «N'envoyez pas de réponse." 

De plus, si vous êtes un utilisateur Microsoft 365 et que vous choisissez d'accepter, d'accepter ou de refuser une invitation de réunion sans envoyer de réponse, l'organisateur de réunion et d'autres participants qui sont des utilisateurs de Microsoft 365 pourront tous voir votre réponse.

Microsoft pour Windows est l'exception. Si vous êtes invité à une réunion et que vous choisissez «n'envoyez pas de réponse», ni l'organisateur de la réunion ni les autres participants ne peuvent voir votre réponse à l'invitation. Ce n'est peut-être pas le cas pour longtemps, cependant. Microsoft dit: «Nous prévoyons également de mettre à jour ce comportement dans Outlook pour Windows, mais nous n'avons pas encore de date de sortie attendue."

Enfin, sachez que si la réunion a été organisée par un utilisateur Microsoft 365, la liste des invités et leurs réponses peuvent être consultées via n'importe quelle application Outlook, sauf Outlook pour Android. Les réponses ne peuvent pas être consultées dans les applications non Outlook.

Comment utiliser le suivi des réunions d'Outlook dans un navigateur

Suivez ces étapes pour voir les réponses à une réunion dans Outlook en ligne.

1. Accédez à Outlook.bureau.com et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
2. Sélectionnez l'icône du calendrier à gauche.

3. Sélectionnez la date de la réunion que vous souhaitez suivre.

4. Sélectionnez la réunion spécifique pour laquelle vous souhaitez voir les réponses.

5. Dans la fenêtre contextuelle sur les informations de réunion, sélectionnez l'icône diagonale de la flèche de la flèche «Afficher l'événement».

6. Dans la vue élargie de l'événement, vous verrez des informations sur qui a organisé la réunion et comment les invités ont répondu.

7. Développez chaque catégorie en sélectionnant le > icône pour voir les réponses individuelles.

Comme mentionné, si vous êtes un utilisateur Microsoft 365, les étapes ci-dessus devraient fonctionner, que vous soyez l'organisateur de la réunion ou non.

Il convient de noter qu'il n'y a pas un bon moyen de copier la liste des réponses d'Outlook Online. Pour cela, vous aurez besoin de l'application de bureau d'Outlook.

Comment utiliser le suivi des réunions d'Outlook dans l'application de bureau

Les utilisateurs de la plupart des versions de bureau d'Outlook peuvent suivre ces étapes pour voir qui a accepté une invitation de réunion dans Outlook. Comme indiqué, cela ne fonctionnera que si vous êtes l'organisateur de la réunion.

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez le calendrier dans le panneau de navigation Outlook.

2. Sélectionnez la réunion qui vous intéresse dans le calendrier.
3. Sélectionnez le Réunion ou Occurrence de rencontre languette.

4. Sélectionner Suivi.

5. Si la réunion est récurrente, choisissez de voir le suivi de la réunion de la réunion ou de toute la série.

6. Vous verrez une liste des invités de réunion et leurs réponses.

7. Si vous souhaitez imprimer une liste de réponses ou les coller ailleurs, sélectionnez la flèche déroulante à côté de Suivi sur le Réunion Onglet et choisissez Copier l'état dans le presse-papiers.

8. Maintenant vous pouvez coller (Ctrl + V) les informations de suivi dans un document comme Word ou Excel pour l'impression ou les collez n'importe où ailleurs, comme dans un e-mail ou un message de chat.

Alors que l'application de bureau d'Outlook pour Windows est un peu plus maladroite et moins élégante que sa version en ligne, la possibilité de copier facilement les informations de suivi des réunions est une fonctionnalité agréable.

Comment voir qui a accepté une invitation à la réunion sur Outlook pour mobile

Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez toujours vérifier qui a accepté une invitation de réunion en utilisant l'application Outlook pour votre appareil mobile.

1. Lancez l'application Outlook.

2. Sélectionnez le calendrier.

3. Sélectionnez une réunion dans le calendrier.
4. Sous Participants, Vous verrez une liste de personnes qui ont accepté l'invitation de la réunion.

5. Si la réunion compte beaucoup de participants, vous pouvez voir un lien vers Voir tous les participants.

6. Sélectionnez le Voir tous les participants ### lien pour afficher une liste de tous les participants triés par réponse (accepté, provisoire, refusé).

Comment changer ce que fait les perspectives avec les réponses à la réunion

Réunion des organisateurs utilisant Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013 peuvent modifier la façon dont Outlook traite les réponses des réponses. Vous pouvez choisir de faire en sorte que les réponses de réunion contournent votre boîte de réception. Les réponses de la réunion sont définies pour sauter votre boîte de réception par défaut, mais vous pouvez modifier ce comportement si vous le souhaitez.

1. Dans Outlook, sélectionnez Déposer > Options.

2. Dans le Options Outlook fenêtre, sélectionnez Poster.

3. Dans le Suivi Section, si la boîte étiquetée Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes et sondages de réunion est vérifié, alors aucune réponse de réunion n'apparaîtra dans votre boîte de réception à moins que l'invitation ne ajoute un commentaire à leur réponse. Les informations de suivi de la réunion seront mises à jour en conséquence. Si vous décochez cette boîte, vous recevrez un message dans votre boîte de réception chaque fois qu'un participant met à jour sa réponse.
   

4. De même, vous pouvez cocher la case marquée Mettre à jour les informations de suivi, puis supprimer les réponses qui ne contiennent pas de commentaires. La réunion sera mise à jour avec toutes les réponses que vous recevez, et les réponses elles-mêmes seront supprimées s'ils ne contiennent aucun commentaire.

Comme vous pouvez le voir, simplement en peaufinant quelques paramètres différents, vous pouvez obtenir Outlook pour faire exactement ce que vous voulez avec les réponses et le suivi des informations.