Comment Google Docs Chat vous aide à collaborer sur des documents

Google Docs Chat est un outil très efficace pour collaborer sur des documents avec des équipes. Il offre aux éditeurs la possibilité de marquer et de commenter les modifications, il permet aux équipes de discuter

 La formulation appropriée des documents, et il permet aux employés de remplir les formulaires de poser des questions auxquelles leurs gestionnaires peuvent répondre.

Toutes ces excellentes utilisations pour Google Docs Chat ne fonctionnent bien que si les personnes utilisant le document comprennent comment fonctionne le système de commentaires.

Alors que ces autres utilisateurs placent leur curseur de souris à l'intérieur du document, vous verrez leur nom de compte Google apparaître momentanément au-dessus du curseur.

Ceci est utile pour voir quels domaines d'un document d'autres membres de votre équipe travaillent. Cela peut aider à éviter de faire des modifications contradictoires dans le même document.

Si vous voyez quelqu'un modifier une section d'un document incorrectement ou apporter des modifications avec lesquelles vous êtes en désaccord, vous pouvez ajouter un commentaire directement à cette personne.

À droite des icônes de l'utilisateur en haut du document, vous verrez une icône d'une personne qui parle à l'intérieur d'un cercle blanc. Lorsque vous sélectionnez cela, il ouvre une zone de commentaires généraux.

Tapez simplement votre commentaire et appuyez sur Entrée. Tous ceux qui consultent actuellement le document pourront voir tous les commentaires dans la zone de commentaires généraux.

Vous savez quand quelqu'un a mis à jour un nouveau commentaire sur la zone de commentaires par le point rouge qui apparaît au-dessus de cette icône.

Comme chaque personne répond, le nouveau commentaire apparaît ci-dessous le précédent dans le fil de commentaires.

Soit appuyer sur le X à droite des noms dans la zone de commentaire, ou sélectionnez l'icône de commentaire pour faire disparaître la fenêtre de commentaire.

Création d'un nouveau chat Google Docs

Pour créer un nouveau chat Google Docs, il suffit de mettre en évidence tout texte dans un document Google Docs. Lorsque vous faites cela, vous verrez une petite icône de commentaire apparaître à droite de ce texte mis en évidence.

Lorsque vous survolerez votre souris sur cette icône, vous verrez le texte «Ajouter un commentaire».

Lorsque vous sélectionnez cette icône, elle ouvrira une fenêtre de commentaire où vous pouvez partager vos réflexions sur le texte dans le document que vous avez mis en évidence.

Lorsque vous avez fini d'écrire votre commentaire, sélectionnez simplement le bouton de commentaire et vous verrez la zone de commentaire passer à un commentaire permanent.

Il y a certaines options qui accompagnent des commentaires comme celui-ci.

Gestion des commentaires

Lorsque vous sélectionnez les trois points à droite d'un commentaire, vous verrez trois options.

• Modifier: Faites des mises à jour de votre commentaire ou ajoutez-y une réponse si vous préférez.
• Supprimer: Supprimer le commentaire et son point culminant du document.
• Lien vers ce commentaire: Obtenez un lien URL que vous pouvez partager avec les gens si vous voulez qu'ils voient ce commentaire spécifique.

Les liens de commentaires sont très efficaces pour aider les gens à trouver le commentaire exact, en particulier à l'intérieur des documents qui contiennent un grand nombre de commentaires.

Vous pouvez coller le lien dans un chat IM, un SMS mobile ou un e-mail.

Lorsque le destinataire sélectionne le lien, il les apportera directement au document où le commentaire a été inséré. Ils peuvent soit répondre au commentaire, soit sélectionner Résoudre.

La résolution d'un commentaire le fait disparaître du fil de commentaires. Il semble que le commentaire soit supprimé, mais il n'est en fait que caché à la bonne marge.

Si vous souhaitez voir tous les commentaires qui ont été publiés dans le document, sélectionnez simplement l'icône du commentaire noir en haut à droite du document.

Cela vous montre tous les commentaires qui ont été publiés sur le document ainsi que toutes les informations suivantes sur le commentaire.

• Date et heure que le commentaire a été publié
• Toutes les réponses au commentaire
• Tout texte de document sélectionné lorsque le commentaire a été fait
• Un lien pour rouvrir les commentaires résolus
• Un lien pour répondre aux commentaires

Sélectionner Commentaire Pour ajouter de nouveaux commentaires au fil de commentaires. Sélectionner Notifications Pour modifier les paramètres de messagerie afin de ne recevoir des notifications que lorsque quelqu'un répond à vos commentaires, ou sans notifications du tout.

Édition et résolution des modifications

Google Docs Chat est particulièrement utile pour faire des suggestions d'édition à un document sans les faire réellement.

Par défaut, Google Docs vous permet de faire des modifications à un document et les modifications prennent effet immédiatement. Pour changer le mode d'édition en modifications suggérées uniquement, sélectionnez la flèche déroulante à droite du Montage mot en haut à droite du document.

Sélectionner Suggérant de la liste déroulante.

Lorsque vous apportez des modifications au document, le texte du document est éliminé avec le texte de remplacement affiché à côté. Chaque édition ouvre un nouveau commentaire à droite avec une description de la modification qui a été faite.

Le but de cette fonctionnalité est de savoir qu'un éditeur final ou l'écrivain original puisse passer par les modifications et accepter les modifications individuellement en sélectionnant la vérification de ce commentaire d'édition.

Cependant, si vous ne voulez pas résoudre les commentaires individuellement, il y a une astuce utile pour les résoudre tous en même temps.

Pour ce faire, sélectionnez le Outils menu et sélectionner Examiner les modifications suggérées.

Cela ouvrira une petite fenêtre en haut à droite du document. Vous pouvez sélectionner la flèche haut ou bas pour faire défiler chacun des commentaires d'édition dans le document. Vous pouvez sélectionner Accepter ou Rejeter Les modifications individuelles.

Si vous souhaitez simplement les accepter ou les rejeter tous, sélectionnez la flèche déroulante sur le côté droit du bouton Accepter ou Rejeter.

Vous pouvez sélectionner Accepter tout Pour approuver toutes les modifications. Cela mettra à jour l'intégralité du document à l'aide des modifications suggérées et résoudra tous les commentaires associés.

En savoir plus sur la résolution des commentaires dans Google Docs.

Le commentaire aide à la collaboration

L'utilisation d'un traitement de texte basé sur le cloud comme Google Docs facilite la collaboration sur des documents très faciles. 

Le système de commentaires est mis en place d'une manière qui rend la discussion des changements de documents entre une équipe pratique et facile. Une fois que tout le monde s'habitue à la façon dont le système de chat Google Docs, vous constaterez que votre équipe est beaucoup plus efficace lorsque vous travaillez sur des documents ensemble.