Comment créer une fusion de courrier dans Microsoft Word

La fusion par courrier dans Microsoft Word vous permet d'envoyer des lettres et des e-mails personnalisés sans avoir à personnaliser chaque lettre. Vous pouvez préparer votre document comme vous le souhaitez et ajouter des espaces réservés pour les différents champs de données que vous souhaitez remplir dynamiquement à partir d'une source de données.

Par exemple, vous pouvez préparer une seule lettre à tous vos amis pour demander comment ils vont, mais avec la possibilité de changer les noms et les villes dynamiquement dans la lettre. De cette façon, votre lettre générique à John mentionnera son nom et sa ville, et la même lettre à Mike aura le nom de Mike et sa ville sur sa lettre.

2. Clique le Maison Onglet dans la barre latérale gauche et choisissez Cahier de travail à blanc du volet à droite. Cela créera une feuille de calcul vierge pour vous.

3. Commencez à saisir des données pour vos destinataires de fusion par courrier. Assurez-vous d'utiliser la première ligne pour les en-têtes de vos données. Si vous allez entrer le nom de quelqu'un, utilisez Nom comme l'en-tête dans la première rangée, et ainsi de suite.

4. Dans l'exemple suivant, nous avons créé un tableau avec des données pour quatre personnes. Nous allons créer une lettre de fusion par courrier personnalisée pour chacune de ces personnes dans Microsoft Word.

5. Clique le Déposer menu en haut, choisissez Sauvegarder de la barre latérale gauche, et cliquez sur le Parcourir bouton.

6. Accédez à votre bureau, entrez un nom pour votre feuille de calcul Excel et cliquez sur le Sauvegarder bouton pour enregistrer la feuille de calcul sur votre bureau. Cela facilitera la recherche de votre feuille de calcul lorsque vous l'utilisez dans Microsoft Word.

7. Tu peux fermer Microsoft Excel sur ton ordinateur.

Préparez votre document dans Microsoft Word

Vous devrez écrire une lettre générique que vous souhaitez envoyer à chacun de vos destinataires. Cette lettre doit contenir les informations communes à tous les destinataires. Certains exemples incluent la rédaction de la ligne de salutation, ce qu'ils vont, le partage de vos pensées, et ainsi de suite.

Gardez les champs vides où vous souhaitez que les informations de vos destinataires apparaissent. Vous ajouterez cela plus tard lorsque vous démarrez la fusion du courrier dans Microsoft Word.

1. Lancement Microsoft Word du Le menu Démarrer sur ton ordinateur.

2. Cliquez sur Maison Dans la barre latérale gauche et choisir Document à blanc du volet à droite. Vous pouvez également utiliser un modèle si vous le souhaitez.

3. Un document vierge s'ouvrira. Écrivez la lettre que vous souhaitez envoyer à vos destinataires.

4. Vous êtes libre d'utiliser toutes les couleurs, le formatage, les styles de police et d'autres articles que vous souhaitez. Nous avons créé la lettre simple suivante à envoyer à nos destinataires. La lettre aura le nom de la personne en haut et sa ville en bas.

5. Gardez le document ouvert car vous ferez la fusion du courrier dans la section ci-dessous.

Créer une fusion de courrier dans Microsoft Word

Microsoft Word vous permet de créer une fusion de courrier en utilisant l'assistant étape par étape. Cela vous permet de choisir la lettre que vous souhaitez utiliser, d'ajouter les destinataires dont vous avez besoin et de modifier dynamiquement le contenu de la lettre.

1. Bien que votre lettre soit toujours ouverte en mot, cliquez sur le Courrier électronique Onglet en haut, sélectionnez le Démarrer la fusion du courrier option, et choisissez Assistant de fusion par courrier étape par étape.

2. Un nouveau volet apparaîtra sur le côté droit de votre écran. Dans la première section qui dit Sélectionner le type de document, choisir Des lettres. Tu peux choisir E-mail Si vous souhaitez envoyer votre lettre par e-mail.
   Puis clique Suivant: Document de démarrage en bas pour continuer.

3. Sur l'écran suivant, Word demandera quel document vous souhaitez utiliser pour la fusion de courrier. Clique le Utilisez le document actuel Option pour utiliser votre lettre actuelle pour la tâche.
   Si votre lettre est dans un autre fichier Word, cliquez sur le Commencez à partir du document existant Pour ouvrir ce fichier.
   Puis clique Suivant: sélectionnez les destinataires au fond.

4. Sous le Sélectionner les destinataires Section, sélectionnez Utilisez une liste existante. C'est parce que vous avez déjà créé une feuille de calcul Excel contenant les données de vos destinataires.
   Vous pouvez sélectionner le Tapez une nouvelle liste Option si vous n'avez pas déjà les données de vos destinataires recueillies.
   Puis clique Parcourir Pour importer votre feuille de calcul Excel.

5. Accédez à votre bureau et double-cliquez sur la feuille de calcul Excel que vous avez créée plus tôt. Cela ouvrira la feuille de calcul dans Microsoft Word.
6. Word vous demandera quelle feuille vous souhaitez utiliser de votre table de calcul. Sélectionnez la feuille qui contient vos données, vérifiez le La première ligne de données contient des en-têtes de colonne option et cliquez D'ACCORD.

7. Word vous permet de sélectionner les destinataires que vous souhaitez utiliser pour la fusion de courrier si vous ne souhaitez pas utiliser tous ceux qui figurent sur la liste. Vérifiez les cases pour les personnes que vous souhaitez inclure dans vos lettres.
   Vous pouvez utiliser les options de raffine sous la liste pour trier et filtrer vos destinataires. Tri vous permet de trier vos enregistrements dans les commandes ascendantes et descendantes. Filtration vous permet de comparer les champs et de filtrer ceux dont vous n'avez pas besoin.
   Enfin, cliquez D'ACCORD au fond.

8. Cliquez sur Suivant: écrivez votre lettre au fond.
9. L'écran suivant vous permet d'utiliser vos champs de données dans votre lettre. Pour l'utiliser, mettez votre curseur où vous souhaitez ajouter un champ de données dans la lettre et cliquez Plus d'articles sur le volet à droite.

10. Choisissez le champ de données que vous souhaitez ajouter et cliquez Insérer au fond.

11. Vous voudrez ajouter tous vos champs de données à la lettre afin que vos lettres contiennent toutes les informations requises. Puis clique Suivant: prévisualisez vos lettres.

12. Vous pouvez prévisualiser les lettres qui seront générées à la suite de votre fusion de courrier. Cliquez sur les icônes de flèche gauche et droite pour afficher les lettres pour chacun de vos destinataires.
    Puis clique Suivant: terminer la fusion.

13. Vous pouvez maintenant cliquer Imprimer Pour imprimer ces lettres personnalisées ou sélectionner Modifier les lettres individuelles Pour modifier ces lettres.

Mail Merge est en effet une excellente fonctionnalité de sauvetage dans Microsoft Word.

Saviez-vous que vous pouviez fusionner plusieurs documents ensemble en mot? Cela vous aidera si vous avez déjà écrit vos lettres personnalisées et que vous souhaitez les combiner en un seul fichier.