Comment utiliser SmartSheet un tutoriel pour les débutants

Pour un outil basé sur le cloud et le Web pour le suivi des projets, des tâches, des listes, des membres de l'équipe, et plus encore, Smartheet.com offre des fonctionnalités étendues et flexibles.

Si vous envisagez de l'essayer ou si vous vous êtes déjà inscrit à un essai gratuit, tirer le meilleur parti de l'outil signifie savoir ce qu'il peut faire pour vous et votre équipe. Plongeons comment utiliser Smartheet pour les débutants juste en train de commencer.

Choisir Importer Si vous avez un plan de projet ou une feuille de tâche ailleurs, vous souhaitez commencer. Choisissez Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets ou Atlassian Trello. Puis suivez les invites pour importer l'élément.

Si vous souhaitez commencer par un modèle ou un jeu de modèle, choisissez Parcourir toutes les solutions, sélectionnez une industrie ou utilisez le Recherche boîte pour trouver quelque chose de spécifique.

Sélectionnez un modèle ou défini pour voir des informations supplémentaires. Ensuite, pour utiliser un modèle, sélectionnez le Utiliser bouton.

Pour un jeu de modèle, sélectionnez Apprendre encore plus Pour obtenir tous les détails sur ce qui est inclus et télécharger l'ensemble.

Utilisez l'assistant de projet

S'il s'agit d'un nouveau projet avec lequel vous souhaitez commencer, vous pouvez également utiliser l'assistant de projet. Cela vous donne une longueur d'avance sur la configuration du projet.

Dans le Centre de solution, sélectionner assistant de projet. Nommez votre projet, entrez deux tâches pour commencer et ajoutez deux sous-tâches pour la tâche n ° 1.

Vous verrez alors la disposition de la vue de la grille pour votre nouveau projet avec les tâches et les sous-tâches que vous avez entrées.

Caractéristiques du projet

Le suivi de votre projet dans SmartSheet est facile avec les outils de gestion de projet construits directement comme la vue Gantt.

Vous avez des places pour la tâche, la durée, le début, la fin, les prédécesseurs, affectés à, pour pourcentage complet, statut et commentaires sur le côté gauche. Sur le côté droit est votre graphique Gantt.

Vous pouvez ajouter des lignes de base et afficher ou masquer le chemin critique en utilisant les icônes en haut à droite.

Sélectionnez le engrenage icône pour ouvrir les paramètres du projet. Ajustez ensuite les paramètres de dépendance, l'affichage de la chronologie et la gestion des ressources.

Fonctionnalités de la liste des tâches

La liste des tâches a exactement ce dont vous avez besoin pour suivre vos tâches du début à la fin. 

Entrez le nom de la tâche, la date d'échéance, le cessionnaire et le statut. Utilisez la colonne Done pour marquer les tâches terminées et la section des commentaires pour les notes.

Cartes caractéristiques

Si vous aimez la méthode Kanban de gestion de projet, vous pouvez utiliser la disposition des cartes, que ce soit pour vous-même ou pour votre équipe.

Vous commencerez par des voies pour non classées, arriéré, planification, en cours et complet. Cependant, vous pouvez modifier ces étiquettes par votre projet.

Utilisez les panneaux plus pour ajouter des cartes aux voies. Vos cartes peuvent inclure une liste de contrôle des sous-tâches, des pièces jointes de fichiers, des commentaires, des épreuves et des rappels. Vous pouvez également modifier les sous-tâches sur une carte dans une vue plus grande en sélectionnant le Modifier icône (crayon).

Choisissez entre une vue compacte ou complète de vos cartes et ajustez les paramètres de vue de la carte avec le engrenage icône en haut à droite.

Caractéristiques de la grille

Utilisez-vous des applications comme Microsoft Excel ou Google Sheets pour suivre les éléments? Si c'est le cas, alors la disposition de la grille est pour vous. Il ressemble à une feuille de calcul avec des colonnes, des rangées et des cellules.

Former des caractéristiques

La construction d'un formulaire personnalisé est une fonctionnalité utile pour toutes sortes de projets. Avec SmartSheet, vous pouvez concevoir votre formulaire et ajuster ses paramètres facilement.

Ajouter et supprimer les éléments de forme avec la section à gauche. Ensuite, sélectionnez un champ de formulaire pour ajuster ses paramètres particuliers à droite. Par exemple, vous pouvez faire un champ requis, inclure une étiquette ou un texte d'aide, utiliser la validation et ajouter de la logique.

Ajustez les paramètres du formulaire pour le thème et la marque, la sécurité, la soumission du formulaire et les e-mails pour les soumissions.

Signaler des fonctionnalités

Créer un rapport de ligne, un rapport de résumé ou les deux. Sélectionnez la feuille ou le projet et ajouter les colonnes. Vous pouvez ajouter des filtres, trier et groupe des colonnes et inclure un résumé en haut.

Caractéristiques du tableau de bord

En créant un tableau de bord Smartheet, vous pouvez voir un instantané de votre projet, vérifier les éléments actifs, voir un graphique pratique ou afficher les mesures.

Donnez un nom à votre tableau de bord, puis choisissez les widgets que vous souhaitez utiliser. Vous verrez une belle sélection de widgets à droite et en sélectionnez simplement un pour l'ajouter.

Une fois que vous avez les widgets sur votre tableau de bord, vous pouvez ajuster leurs paramètres. Selon le type de widget, vous pouvez ajouter et styliser un titre et choisir une action lorsque quelqu'un clique sur le widget.

Navigation, mise en page et outils Smartheet

SmartSheet offre un moyen facile de naviguer dans l'application et d'utiliser les outils.

Navigation à gauche

Sur le côté gauche, vous avez la principale navigation pour la maison, les notifications, le navigation, les récentes, les favoris, les workapps et le centre de solution. Lorsque vous vous connectez à SmartSheet, sélectionnez où vous souhaitez commencer.

En bas, sélectionnez le Aider Icône (point d'interrogation) Icône pour l'aide ou le Compte icône pour ajuster votre profil et vos paramètres.

Outils à droite

Sur le côté droit sont des outils. Vous les verrez à l'écran pour chaque élément que vous utilisez, comme un projet, une liste de tâches ou des cartes. Les exceptions sont le tableau de bord et le rapport.

Lorsque vous sélectionnez un outil, une barre latérale s'affiche contenant les éléments correspondants. Vous avez des conversations, des pièces jointes, des épreuves, des demandes de mise à jour, de la publication, du journal des activités et un résumé.

Les actions disponibles dans la barre latérale dépendent de l'outil. Comme exemples, vous pouvez afficher toutes les conversations, celles qui ne sont pas lues ou les commentaires par feuille ou ligne. Pour les pièces jointes, vous pouvez prévisualiser le fichier, le télécharger, le renommer ou ajouter une description.

Barre d'outils supérieure

En haut de chaque élément, vous avez des outils supplémentaires. Sur le côté gauche, vous pouvez enregistrer, imprimer, annuler ou refaire une action. Directement à côté de cela, vous pouvez modifier votre vue, ce qui est assez pratique. Basculer entre la grille, les vues de la carte, de la carte ou du calendrier.

Vous verrez également des boutons de police et de format similaires à ce que vous voyez dans Microsoft Word. Cela vous permet de modifier le style, la taille ou la couleur de la police, modifier l'alignement, le format en devise, et plus.

Fonctionnalités et options supplémentaires

Une fois que vous avez appris les bases de la façon d'utiliser SmartSheet, jetez un œil à ces fonctionnalités et options supplémentaires.

Partage: En plus des conversations en temps réel et des outils de collaboration, vous pouvez ajuster les paramètres de partage et d'autorisation pour votre équipe. Utilisez le Partager bouton en haut à droite pour afficher vos options.

Intégrations: Connectez SmartSheet à des applications comme Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, et plus. Pour afficher vos options, accédez au Centre de solution, prendre Parcourir toutes les solutions, et sélectionner Voir plus de modules complémentaires Dans la section complémentaire.

Flux de travail automatisés: Automatiser les tâches de votre projet ou de votre feuille en sélectionnant un déclencheur et une action. Vous pouvez automatiser des choses comme les notifications, les demandes d'approbation, l'enregistrement d'une date ou verrouiller les lignes. Sélectionnez le Automatisation Onglet au-dessus de la barre d'outils supérieure.

Vous pouvez également créer un espace de travail, utiliser le formatage conditionnel et consulter les fonctionnalités pour créer une application Web ou mobile pour votre entreprise.

Smartheet est un outil complet et robuste pour gérer les projets de toutes tailles. Assurez-vous de consulter leur prix du plan d'abonnement pour le meilleur ajustement pour vous.

Pour des outils similaires, jetez un œil à l'utilisation de l'outil Todoist Kanban ou comment être productif avec Trello.