Comment créer une base de données avec Microsoft Access

Si vous avez un abonnement Office 365, l'une des applications auxquelles vous pouvez accéder est l'accès. C'est un outil pour créer différents types de bases de données et de rapports sur votre ordinateur. Si vous recherchez une méthode sur la façon de créer une base de données, l'accès MS est le meilleur moyen de le faire, que vous souhaitiez créer une base de données simple ou complexe.

Vous pouvez utiliser l'outil pour créer une base de données, créer des formulaires pour les entrées de données, filtrer vos données à l'aide de requêtes personnalisées et générer des rapports à partir de vos données. Il existe des sorciers étape par étape pour vous aider à créer ces éléments afin qu'il ne soit pas trop difficile à utiliser.

4. Cliquez sur l'icône Little Folder et choisissez un chemin pour enregistrer votre base de données. Ensuite, cliquez sur le bouton qui dit Créer.

5. C'est ainsi que vous créez une base de données avec accès. Votre base de données doit être disponible sur le chemin spécifié.

Créez une table dans votre base de données

La base de n'importe quelle base de données est des tables. Ce sont ces tables où vos données sont enregistrées dans diverses colonnes, et c'est ce que vous pouvez exécuter des requêtes et générer des rapports à partir de.

Lorsque vous créez une nouvelle base de données dans l'accès, il ouvre le nouvel écran de création de table dans la vue de la fiche technique. Cette vue n'est pas la plus facile à travailler et vous devez donc la changer en vue de conception, puis créer vos colonnes de table.

1. Cliquez avec le bouton droit sur la table nouvellement créée et sélectionnez Vue de conception.

2. Cela vous invitera d'abord à enregistrer votre table. Entrez un nom pour la table et cliquez sur D'ACCORD.

3. L'écran suivant vous permet d'ajouter des colonnes et leurs types de données au tableau. Gardez la première colonne telle qu'elle est car elle génère un identifiant unique pour chacun de vos articles.
4. Alors que nous construisons une base de données d'étudiants, mettez votre curseur dans le deuxième champ et tapez Nom d'étudiant. Choisir Texte court du Type de données champ.

5. Entrer Âge Comme le nom de champ suivant et choisissez Nombre du Type de données menu déroulant.

6. Ajouter la dernière colonne avec le nom Pays et Texte court Comme le type de données.

7. Presse Ctrl + s Pour enregistrer la table.

Créez un formulaire pour la saisie de données dans votre base de données

Bien que vous puissiez ouvrir le tableau dans la vue de la fiche technique et y ajouter les données requises, un formulaire vous fournira un moyen plus facile de saisir vos données. Vous n'aurez pas non plus à se mêler de d'autres données du tableau car un formulaire ne vous permet que de modifier une entrée à la fois.

Vous pouvez utiliser l'assistant de formulaire Access 'pour créer un formulaire pour la saisie de données avec vos champs choisis.

1. Bien que l'accès soit toujours ouvert avec votre base de données, cliquez sur le Créer Onglet en haut et choisissez l'option qui dit Magasin.

2. Il vous demandera de sélectionner les champs que vous souhaitez utiliser dans votre formulaire. Sélectionnez tout ce dont vous devrez saisir une valeur et cliquez sur l'icône de la flèche droite pour les ajouter à la liste. Puis cliquez sur Suivant au fond.

3. L'écran suivant propose quatre dispositions de formulaires à choisir. Cliquez sur n'importe quelle disposition et un aperçu apparaîtra sur le côté gauche. Une fois que vous avez fait une sélection, cliquez sur Suivant au fond.

4. Entrez un nom pour votre formulaire et appuyez sur Finir.

5. Le formulaire doit s'ouvrir en vous permettant d'ajouter des données à votre tableau.

Créez une requête pour filtrer les données dans votre base de données

Une requête vous permet de filtrer les données enregistrées dans vos tables en utilisant divers critères personnalisés. Par exemple, si vous cherchez à récupérer les données d'étudiants qui ont 20 ans ou plus et vivent aux États-Unis, vous pouvez créer une requête et générer une table qui n'a que les étudiants qui correspondent à vos critères.

1. Clique sur le Créer Onglet en haut et sélectionnez Assistant de requête.

2. Choisissez la première option qui dit Assistant de requête simple et frapper D'ACCORD.

3. Sélectionnez le tableau et les champs que vous souhaitez inclure dans la requête et cliquez sur Suivant.

4. Choisir la Détail Option sur l'écran suivant et cliquez sur Suivant au fond.

5. Entrez un nom pour votre requête et frappez Finir au fond.

6. Cliquez avec le bouton droit sur votre requête nouvellement créée et choisissez Vue de conception. Vous utiliserez cette vue pour saisir les critères de votre requête.

7. L'écran suivant vous permet de spécifier les filtres de votre requête. Créons une règle qui ne montre que les étudiants qui ont 20 ans ou plus et sont des États-Unis.
   Taper > = 20 dans le Critère boîte pour le Âge champ.
   Entrer NOUS dans le Critère ligne pour le Pays champ.

8. Presse Ctrl + s Pour enregistrer les modifications.
9. Double-cliquez sur votre requête dans la barre latérale gauche et vous verrez la version filtrée de vos données.

Comment construire un rapport de base de données dans l'accès

Les rapports sont généralement utilisés pour faire sortir les données d'accès et les visualiser comme des fichiers autonomes. L'accès vous permet de générer des rapports pour vos tables et champs choisis et il utilise le même style d'assistant que les formulaires et les requêtes pour faire des rapports.

1. Clique sur le Créer Onglet en haut et sélectionnez Signaler l'assistant.

2. Ajoutez les champs que vous souhaitez avoir dans votre rapport et cliquez sur Suivant.

3. Si vous souhaitez spécifier des commandes de regroupement, vous pouvez le faire sur cet écran. Puis frapper Suivant.

4. Si vous souhaitez trier vos enregistrements par un champ, vous pouvez le faire sur cet écran. Puis cliquez sur Suivant.

5. Sélectionnez une disposition du rapport et appuyez sur Suivant.

6. Entrez un nom pour le rapport et cliquez sur Finir.

7. Cliquez avec le bouton droit sur le rapport et choisissez Aperçu avant impression.

8. Cliquer sur PDF ou XPS en haut pour le sauver dans l'un de ces formats.

Votre base de données complète avec des tables, des formulaires, des requêtes et des rapports est prêt.

Comment construisez-vous vos bases de données? Si vous utilisez l'accès, utilisez-vous les fonctionnalités mentionnées ci-dessus? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.