Comment créer un calendrier de groupe dans Microsoft 365

Plusieurs personnes peuvent lire et modifier un calendrier de groupe, ce qui en fait un bon moyen de promouvoir la productivité et la collaboration entre les collègues de petites entreprises ou les membres de l'équipe organisationnelle.

Ce tutoriel discutera de la façon de créer un calendrier de groupe dans les applications Microsoft Office 365, notamment Microsoft Outlook, Outlook Web Access (OWA) et Microsoft Teams. Nous allons consulter comment partager un calendrier afin que les personnes que vous choisissez puissent afficher et modifier les événements dans l'application Calendar. Nous discuterons également de la façon de créer des groupes de calendrier.

1. Connectez-vous à Outlook dans un navigateur Web et sélectionnez le calendrier.

2. Sélectionnez le lien de calendrier Ajouter.

3. Dans le menu à gauche de la fenêtre contextuelle, sélectionnez Créer un calendrier vide.

4. Entrez un nom pour le calendrier et, si vous le souhaitez, sélectionnez une couleur ou un charme pour le calendrier.
5. Dans le menu Add to Drop-Down, sélectionnez dans quel groupe de calendrier le nouveau calendrier doit apparaître.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Localisez le nouveau calendrier dans la liste du calendrier, cliquez avec le bouton droit sur (ou sélectionnez l'icône More… et sélectionnez Partage et autorisation.

8. Entrez l'adresse e-mail ou le nom de contact de la personne avec qui vous souhaitez partager le calendrier.
9. Sélectionnez les options de calendrier. Choisissez le niveau d'autorisation Can CAN si vous souhaitez que le destinataire puisse ajouter, supprimer et modifier les événements sur le calendrier.

10. Sélectionner Partager.
11. Répétez les étapes 7-9 pour ajouter des membres.

Les personnes avec lesquelles vous partagez le calendrier recevront un e-mail les incitant à accepter et à consulter le calendrier Outlook. Notez que les utilisateurs externes ne pourront pas modifier le calendrier.

Création et partage d'un nouveau calendrier vierge dans l'application de bureau d'Outlook

Suivez ces étapes de l'application Outlook Desktop pour créer et partager un nouveau calendrier vierge.

1. Sélectionnez l'icône du calendrier dans le coin inférieur gauche d'Outlook.

2. Sur l'onglet Home dans le groupe de calendriers Manage, sélectionnez Open Calendar.

3. Sélectionnez Créer un nouveau calendrier vide.

4. Dans la fenêtre contextuelle de création d'un nouveau dossier, donnez un nom au calendrier et sélectionnez où mettre le calendrier (e.g., En tant que sous-dossier du dossier du calendrier principal).

5. Ensuite, pour partager le calendrier, cliquez avec le bouton droit sur le calendrier de la liste des calendriers.

6. Sélectionnez Partager> Calendrier de partage.

7. Entrez les noms de contact ou les adresses e-mail pour ajouter des personnes à l'invitation de partage, ajouter un message si vous le souhaitez, et cliquez sur Envoyer. Les destinataires recevront un e-mail les invitant à «Accepter et afficher le calendrier."

Comment ajouter un calendrier partagé aux équipes Microsoft

Outlook n'est pas le seul endroit où vous pouvez créer un calendrier partagé. Microsoft Teams a également partagé des fonctionnalités de calendrier. Voici comment ajouter un calendrier partagé dans les équipes.

1. Sélectionnez un canal dans les équipes.
2. Sélectionnez l'icône + à droite du nom du canal pour ajouter un onglet.

3. Rechercher et sélectionner le calendrier des canaux.

4. Sélectionnez Ajouter.

Un onglet de calendrier apparaîtra en haut de la chaîne d'équipes. Tous les membres de la chaîne peuvent afficher les détails de l'événement et ajouter des événements au calendrier. C'est un endroit idéal pour planifier une réunion d'équipes.

Calendrier de groupe VS. Groupe de calendrier

En plus de créer des calendriers de groupe, Outlook a plusieurs autres façons d'organiser les calendriers et de visualiser plusieurs calendriers simultanément. Les groupes de calendrier sont un moyen de voir les horaires combinés et non uniquement pour les personnes mais aussi pour les calendriers SharePoint, les calendriers Internet et les ressources comme les réservations de salle.

Comment créer des groupes de calendrier dans Outlook sur le Web

Selon la configuration de votre organisation, vous verrez des groupes de calendrier par défaut qui peuvent inclure:

• Mes calendriers
• Calendriers des gens
• Autres calendriers

Si ces catégories ne fonctionnent pas, vous pouvez créer des groupes de calendrier personnels personnalisés dans Outlook sur le Web.

1. Le volet à gauche est le volet du calendrier. C'est là que tous les calendriers que vous pouvez afficher sont répertoriés. Cliquez avec le bouton droit sur mes calendriers ou autres calendriers et sélectionnez un nouveau groupe de calendrier. Alternativement, sélectionnez l'icône plus (trois points) à côté d'un groupe de calendrier existant et choisissez un nouveau groupe de calendrier.

2. Entrez un nom pour le nouveau groupe de calendrier et appuyez sur Entrée.
3. Lorsque vous ajoutez un nouveau calendrier en sélectionnant le lien de calendrier ADD dans le volet du calendrier, vous pouvez choisir dans quel groupe de calendrier le nouveau calendrier est ajouté.

Pour renommer ou supprimer un groupe de calendrier, cliquez avec le bouton droit sur le nom du groupe.

Comment créer des groupes de calendrier dans les versions de bureau d'Outlook

Vous pouvez créer des groupes de calendrier dans les versions de bureau d'Outlook, y compris Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010.

Suivez ces étapes pour créer un groupe de calendrier à partir d'un carnet d'adresses ou d'une liste de contacts.

1. Open Outlook.
2. Sélectionner le calendrier.
3. Sélectionnez l'onglet Home.
4. Dans le groupe Gérer les calendriers, sélectionnez les groupes de calendrier> Créer un nouveau groupe de calendrier.

5. Donnez un nom au nouveau groupe de calendrier et cliquez sur OK.

6. Dans la liste déroulante sous le carnet d'adresses, choisissez la liste de contacts à partir de laquelle vous souhaitez sélectionner les membres du groupe de calendrier.
7. Parcourir ou rechercher des noms, sélectionner le nom que vous souhaitez et sélectionner les membres du groupe. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous ceux que vous voulez.
8. Sélectionnez OK.

Pour créer un groupe de calendrier basé sur les calendriers que vous consultez actuellement, suivez ces étapes:

1. Dans Calendar, sélectionnez l'onglet Home.
2. Dans le groupe Gérer les calendriers, sélectionnez les groupes de calendrier> Enregistrer en tant que nouveau groupe de calendrier.

3. Entrez un nom pour le groupe de calendrier et sélectionnez OK.

Si vous souhaitez ajouter des calendriers à un groupe de calendrier existant, suivez ces étapes:

1. Sur l'onglet Home dans le groupe de calendriers Manage, sélectionnez Open Calendar.

2. Sélectionnez le type de calendrier.
3. Parcourez les noms, sélectionnez le nom souhaité et sélectionnez Calendrier. Répétez jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les noms que vous souhaitez.
4. Sélectionnez OK.
5. Les calendriers que vous avez sélectionnés apparaîtront dans le groupe des calendriers partagés. Faites-les glisser et déposez-les dans le groupe de calendrier de votre choix.

Vous constaterez qu'en créant des groupes de calendrier, vous serez mieux organisé et en mesure de trouver le calendrier que vous recherchez rapidement.