Qu'est-ce que Microsoft Power Automatiser et des modèles gratuits à télécharger

Si vous êtes un utilisateur Microsoft 365, vous avez peut-être vu l'icône de l'application Power Automate répertoriée parmi les applications Microsoft que vous connaissez davantage, comme Excel, PowerPoint et Outlook. Nous discuterons de ce qu'est l'automatise de puissance et ce qu'il peut faire. Ensuite, nous allons jeter un œil à quelques modèles d'automatise d'alimentation utiles que vous pouvez implémenter immédiatement. 

De nombreux emplois de bureau impliquent des tâches répétitives qui ne prennent pas de fusée scientifique pour performer comme enregistrer une pièce jointe à un e-mail à un dossier particulier sur OneDrive ou Dropbox ou créant une tâche dans Microsoft Planner à partir d'un message dans les équipes Microsoft. Ce sont les types de tâches que l'automate d'alimentation a été faite pour faire. 

Mais ce qui rend la puissance automatise vraiment utile, c'est qu'il peut également se connecter à un tonne des applications tierces. La dernière fois que nous avons vérifié, Power Automate se connecte à plus de 500 autres services. Whoa.

Trois types de flux

Microsoft classe les choses que vous pouvez faire en puissance automatise en trois types de flux:

1. Nuages
2. Flux de bureau
3. Flux de processus commerciaux

Regardons chaque type de flux et passons pourquoi vous pourriez l'utiliser.

Les flux de nuages ​​d'alimentation de l'automatise

Les flux de cloud dans Microsoft Power Automate peuvent être divisés en trois catégories:

• Flux automatisés
• Flux instantanés
• Flux planifiés

Les flux automatisés sont déclenchés par un événement, comme lorsqu'un nouveau tweet est publié avec un hashtag particulier ou lorsque vous recevez un e-mail d'une personne spécifique. Vous pouvez utiliser un flux automatisé pour connecter des comptes et leur permettre de communiquer entre eux. Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui vous envoie un SMS chaque fois que vous recevez un e-mail de votre patron.

Le clic d'un bouton déclenche des flux instantanés. Disons que vous envoyez un rappel à votre équipe par e-mail à plusieurs reprises pour rejoindre la réunion de l'équipe quotidienne. Vous pouvez créer un bouton pour automatiser cela. Créez le bouton, puis chaque fois que vous cliquez sur ce bouton, un e-mail est automatiquement envoyé à votre équipe leur rappelant de rejoindre la réunion. Non seulement cela vous fera gagner du temps, mais cela réduira également les erreurs, comme laisser par inadvertance quelqu'un de l'e-mail.

Un flux prévu automatise les tâches sur un calendrier. Par exemple, vous pouvez créer un flux planifié qui télécharge automatiquement des données sur un site SharePoint ou une base de données spécifique.

Ce sont les trois types de flux d'automatise d'alimentation qui traitent des informations dans le cloud. Ensuite, nous regarderons les flux pour les tâches que vous effectuez sur votre bureau.

Flux de bureau de Power Automate

Microsoft a un outil appelé Power Automate Desktop qui étend les capacités de l'automate d'alimentation, vous permettant d'automatiser les processus de bureau répétitifs, et qui inclut les actions que vous effectuez sur le Web. C'est similaire à l'enregistrement d'une macro dans Excel. Vous pouvez enregistrer une série d'actions et spécifier les conditions qui doivent être vraies pour déclencher cet ensemble d'actions.

Par exemple, vous pouvez créer un flux de bureau qui extrait les données d'un site Web et l'ajoute à un fichier Excel. Ou vous pouvez configurer un flux qui combine des documents Microsoft Word dans PDFS.

Les flux de processus commerciaux de Power Automate

Disons que vous avez des employés qui répondent aux demandes de service client. Peu importe quel employé interagit avec un client, vous voulez qu'ils suivent exactement les mêmes étapes, donc l'expérience client est cohérente.

En d'autres termes, vous pouvez utiliser un flux de processus métier pour mettre en place une série d'étapes à suivre pour obtenir un résultat particulier. Au lieu de s'appuyer uniquement sur la formation des employés, les flux de processus commerciaux guident l'employé et les aident à éviter les erreurs.

Modèles d'automatise d'alimentation utile

Peut-être que la façon la plus simple d'envelopper votre esprit autour de ce que Microsoft Power Automate peut faire est d'explorer certains modèles. Si vous avez utilisé IFTTT, vous connaissez ce concept. Les modèles d'automatise sont comme des applets ou des recettes dans IFTTT. 

Vous pouvez utiliser des modèles d'automatise de puissance tel quel, ou vous pouvez les modifier pour s'adapter à vos circonstances et objectifs spécifiques. En voici quelques-uns pour vous aider à démarrer.

Modèles de débit automatisés utiles

1. Enregistrer Outlook.com e-mail joints de courrier électronique à votre OneDrive. 

Chaque fois que vous recevez un e-mail avec une pièce jointe, la pièce jointe sera enregistrée sur votre OneDrive dans un dossier appelé Courriel Pièces de Power Automate.

2. Envoyer un e-mail pour de nouveaux tweets sur un certain mot-clé. 

Chaque fois qu'il y a un tweet sur un mot-clé que vous spécifiez, Power Automate enverra un e-mail avec certains détails de base des utilisateurs sur le compte qui a publié le tweet.

Modèles de débit instantanés utiles

1. Envoyez-moi un rappel dans 10 minutes. 

Ce modèle de flux crée un bouton qui vous enverra un rappel retardé personnalisé.

2. Planifiez une réunion avec un expéditeur de message. 

Ce flux vous permet de planifier une réunion avec l'expéditeur de tout message d'une chaîne Microsoft Teams ou de chat.

Modèles de débit planifiés utiles

1. Envoyez-moi un courriel avec une liste des prochains événements de calendrier. 

Ce modèle examinera votre calendrier et vous enverra un résumé de votre semaine à venir, y compris des informations sur les vols, les hôtels et la météo.

2. Envoyer un e-mail de rappel Office 365 pour les premières réunions le lendemain. 

Ceci est génial pour les gens qui oublient de regarder l'horaire de demain mais vérifient fréquemment les e-mails. S'il y a des réunions le lendemain avant le moment que vous spécifiez, il enverra un rappel à votre e-mail Outlook.

Passer plus de temps à faire les choses que personne d'autre ne peut faire

Le slogan de Microsoft pour Power Automate est: «Prenez soin de ce qui est important. Automatiser le reste.«Tu dois admettre qu'ils ont un point. Si vous automatisez ce qui peut être automatisé, cela vous laisse plus de temps pour des choses plus importantes comme la stratégie, la pensée profonde et la relaxation. L'avenir est maintenant, et il est temps de mettre les robots à travailler pour vous!